Cara Invite Member Kirimdev: Tambah Tim ke Workspace WhatsApp Anda
Cara invite member Kirimdev: peran owner/admin/agent, scope tim, dan kenapa email harus sudah terdaftar. Kuota member termasuk paket, tanpa biaya per seat.
Ringkasan singkat:
- Kirimdev tidak kirim email undangan. Email yang diundang wajib sudah punya akun Kirimdev dulu
- Owner dan Admin bisa mengundang member baru; Agent tidak
- Tersedia tiga peran: Owner (kontrol penuh), Admin (operasional), Agent (balas chat)
- Tidak ada biaya per seat. Kuota member termasuk paket (5 Starter, 10 Pro, 20 Business)
- Agent wajib ditugaskan ke satu tim; Admin bisa org-wide atau per-tim
- Saat mengundang Agent, Anda bisa membatasi nomor WhatsApp mana yang boleh diterima chatnya
Kirimdev dirancang untuk dipakai bareng tim (CS, sales, atau supervisor), bukan akun tunggal. Artikel ini menjelaskan cara mengundang member ke workspace Anda, peran apa saja yang tersedia, dan kenapa email yang diundang harus sudah punya akun Kirimdev terlebih dahulu.
Apa itu member dan struktur workspace Kirimdev?
Member adalah pengguna yang punya akses ke satu organisasi (workspace) di Kirimdev. Setiap workspace mengikuti struktur Organisasi → Tim → Member: organisasi memegang billing dan pengaturan global, tim membagi member ke unit fungsional (CS Jakarta, Sales B2B, Aftersales), dan member adalah orang yang benar-benar login.
Berbeda dengan tool yang menagih per seat, Kirimdev memberikan kuota member sebagai bagian dari paket. Anda bebas menambahkan CS, admin, atau supervisor sampai batas kuota tanpa biaya tambahan, cocok untuk bisnis yang tim CS-nya bertumbuh cepat.
Kapan perlu invite banyak member sekaligus?
| Skenario | Rekomendasi |
|---|---|
| Bisnis baru, owner masih handle chat sendiri | Belum perlu invite, mulai dari 1 orang |
| Tambah 1-2 CS untuk shift pagi/malam | Invite sebagai Agent, tugaskan ke satu tim |
| Bangun tim CS 5+ orang dengan supervisor | Invite Admin tim untuk supervisor, Agent untuk CS |
| Multi-brand / multi-tim dengan head of ops | Invite Admin organisasi (semua tim) untuk head ops |
| Freelancer / kontraktor sementara | Invite sebagai Agent, hapus akses saat selesai |
| Owner ingin serahkan operasional harian | Angkat 1 Admin organisasi, owner fokus billing |
Di mana halaman Members berada?
Setelah login ke app.kirimdev.com, buka sidebar di sisi kiri dashboard, lalu klik Members (URL: /users).
Halaman ini menampilkan:
- Daftar semua member di organisasi Anda
- Peran masing-masing (owner / admin / agent)
- Tim tempat mereka ditugaskan
- Status agen: sedang aktif terima chat atau sedang libur (off duty)
Di pojok kanan atas halaman, ada tombol Invite Member dengan ikon amplop. Tombol ini muncul untuk peran owner dan admin.
Siapa yang boleh mengundang member baru?
| Peran | Bisa mengundang? |
|---|---|
| Owner | Ya, tombol Invite Member tampil |
| Admin | Ya, tombol Invite Member tampil |
| Agent | Tidak, tombol tidak ditampilkan |
Admin bisa mengundang member baru dan mengatur ketersediaan agen (off duty). Yang tetap dikunci ke owner adalah dua hal: mengubah peran member dan menghapus member. Owner memegang kontrol billing dan struktur organisasi, jadi perubahan yang mengubah siapa memegang kendali hanya bisa dilakukan owner.
Cara mengundang member
- Login sebagai owner atau admin ke app.kirimdev.com
- Buka sidebar → Members (
/users) - Klik tombol Invite Member di kanan atas
- Isi form Undang Member:
- Email: alamat email orang yang ingin diundang
- Peran di tim: Agent, Admin tim, atau Semua tim (admin organisasi)
- Tim: pilih tim tempat member ini ditugaskan. Dropdown ini tidak terisi otomatis, jadi Anda harus memilih sendiri tim yang benar
- Akun WhatsApp (khusus Agent): centang nomor yang boleh diterima chatnya. Kosongkan untuk mengizinkan semua nomor di tim itu
- Klik Undang
Jika berhasil, member langsung masuk ke daftar dan bisa login pakai akun mereka sendiri.
Syarat penting: email harus sudah terdaftar
Ini bagian yang sering membingungkan di awal.
Kirimdev tidak mengirim email undangan dengan link aktivasi. Sebaliknya, sistem mencari user berdasarkan email yang Anda masukkan. Kalau email itu sudah punya akun Kirimdev, undangan langsung tersambung. Kalau belum, undangan ditolak dengan pesan:
Email belum terdaftar di Kirimdev. Minta pemiliknya mendaftar terlebih dahulu.
Alur yang benar untuk member baru
- Minta calon member daftar dulu di app.kirimdev.com/sign-up pakai email kerja mereka
- Setelah daftar selesai, kembali ke halaman Members di workspace Anda
- Klik Invite Member, masukkan email yang sama persis
- Undangan langsung sukses
Kenapa modelnya begini? Supaya identitas user (nama, password, 2FA) sepenuhnya dimiliki pribadi, bukan dibuatkan owner. Owner hanya menambahkan akses ke organisasi, bukan membuat akun atas nama orang lain.
Memahami peran (role)
Kirimdev punya tiga peran utama. Pilih yang sesuai saat mengundang. Detail cara kerja inbox tiap peran ada di CRM & Inbox Kirimdev, dan target waktu balasnya bisa diatur lewat panduan SLA helpdesk.
Owner
Kontrol penuh organisasi:
- Akses billing, paket, dan add-on
- Mengubah pengaturan workspace
- Mengundang, menghapus, dan mengubah peran semua member
- Melihat semua chat di semua nomor dan tim
- Tidak menerima auto-assign chat (peran supervisi)
Biasanya pemilik bisnis atau head of operations.
Admin
Mirip owner untuk operasional harian, kecuali billing:
- Kelola member, nomor WhatsApp, dan pengaturan tim
- Melihat semua chat
- Tidak menerima auto-assign (supervisi juga)
- Bisa org-wide (semua tim) atau terbatas ke satu tim
Cocok untuk team lead atau supervisor cs/sales.
Agent
Orang yang benar-benar balas chat pelanggan setiap hari:
- Hanya melihat chat miliknya dan chat yang belum di-assign
- Menerima chat baru lewat auto-assign round-robin
- Wajib ditugaskan ke satu tim. Agent tidak bisa multi-tim
Bagian terakhir penting: agent terikat ke satu tim, sedangkan admin bisa di satu tim atau di seluruh organisasi.
Scope tim: kenapa harus pilih?
Kirimdev pakai struktur Organisasi → Tim → Member. Tim biasanya merepresentasikan unit fungsional, misalnya:
- Tim CS Jakarta
- Tim Sales B2B
- Tim Aftersales
Saat invite, dropdown Tim menentukan tim mana yang member ini ikuti. Dropdown ini sengaja tidak terisi otomatis, jadi Anda tidak akan salah menugaskan seseorang ke tim yang kebetulan sedang Anda buka. Pilih sendiri tim yang benar sebelum mengirim undangan. Pilihan Peran di tim:
| Pilihan | Artinya |
|---|---|
| Agent | Orang yang balas chat di tim yang dipilih |
| Admin tim | Admin yang hanya mengelola tim yang dipilih |
| Semua tim (admin organisasi) | Admin org-wide, melihat semua tim dan nomor |
Batasi akun WhatsApp untuk agent
Satu tim bisa memegang beberapa nomor WhatsApp. Kalau Anda ingin seorang agent hanya menangani nomor tertentu, batasi aksesnya saat mengundang.
Setelah memilih peran Agent dan tim tujuan, form menampilkan daftar nomor WhatsApp milik tim itu. Centang nomor yang boleh diterima chatnya oleh agent tersebut:
- Kosongkan semua: agent menerima chat dari semua nomor di tim. Ini perilaku default.
- Centang sebagian: agent hanya menerima chat dari nomor yang dicentang. Auto-assign pun mengikuti batasan ini.
Contoh: tim CS Jakarta memegang nomor Order dan nomor Komplain. Anda bisa mengundang satu agent khusus nomor Komplain saja, tanpa memberi dia akses ke nomor Order.
Batasan ini bisa diubah kapan saja lewat tombol edit di baris tabel Members, jadi Anda tidak terkunci dengan pilihan awal.
Setelah member bergabung
Begitu undangan sukses, member yang diundang:
- Bisa login langsung ke app.kirimdev.com pakai email & password mereka
- Otomatis masuk ke organisasi Anda (mereka pilih dari team switcher kalau ada di lebih dari satu organisasi)
- Untuk agent: langsung masuk antrian auto-assign untuk nomor di tim yang ditugaskan
Owner bisa kapan saja:
- Mengubah peran lewat tombol edit di baris tabel Members
- Mengatur ulang akun WhatsApp yang boleh diakses seorang agent
- Mematikan auto-assign untuk agen yang sedang cuti / libur (toggle off duty)
- Mencabut akses dengan menghapus member
Admin bisa mengundang member baru dan mengatur off duty, tapi mengubah peran dan menghapus member tetap khusus owner.
Pertanyaan yang sering diajukan
Kenapa email yang saya undang ditolak?
Kirimdev hanya mengundang user yang sudah punya akun. Minta orang tersebut daftar dulu di app.kirimdev.com pakai email yang sama, baru undang ulang.
Siapa yang bisa mengundang member baru?
Owner dan Admin melihat tombol Invite Member di halaman Members, jadi keduanya bisa mengundang. Agent tidak bisa. Mengubah peran dan menghapus member tetap khusus owner.
Berapa biaya tambahan per member?
Tidak ada biaya per-seat. Kuota member sudah termasuk paket: 5 di Starter, 10 di Pro, 20 di Business. Kalau kurang, naik paket.
Mulai bangun tim Anda
- Daftar atau login sebagai owner atau admin di app.kirimdev.com
- Minta calon member daftar pakai email kerja mereka
- Buka Members di sidebar, klik Invite Member
- Pilih peran, tim, dan (untuk agent) nomor WhatsApp yang boleh diakses, lalu kirim undangan
- Atur auto-assign dan SLA supaya distribusi chat berjalan otomatis
Dengan struktur tim yang rapi, Kirimdev siap menjadi pusat komunikasi WhatsApp bisnis Anda, dari satu agen sampai puluhan, tanpa biaya per user.
Artikel terkait
- CRM & Inbox Kirimdev: shared inbox, owner kontak, dan pipeline
- Panduan SLA Helpdesk: kontrol target waktu balas tim
- Automation rules inbox: routing otomatis ke tim/agent
- Fitur Multi-tenant: struktur organisasi & tim
- Apa itu Kirimdev?: ringkasan platform lengkap
Baca berikutnya: CRM & Inbox Kirimdev · Panduan SLA Helpdesk · Fitur Multi-tenant